Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa
Curiosidades y estadísticas sobre la conservación de documentos de empresa
- En España, las empresas deben conservar sus documentos durante un mínimo de 5 años desde el cierre del ejercicio fiscal correspondiente.
- El 80% de las empresas españolas no tiene un sistema de gestión documental adecuado.
- Según un estudio de la consultora Gartner, el 30% de los datos almacenados por las empresas son obsoletos o inútiles.
- El 75% de las empresas que sufren una pérdida de datos quiebra en menos de dos años.
¿Qué documentos debo conservar y durante cuánto tiempo?
La respuesta a esta pregunta depende del tipo de documento y de la legislación aplicable. A continuación, te ofrecemos una lista orientativa:
- Facturas: 5 años.
- Contratos: 5 años después de su finalización.
- Nóminas: 4 años.
- Libros contables: 6 años.
- Documentos relacionados con la seguridad social: 4 años.
- Impuestos: 4 años.
- Documentos relacionados con la propiedad intelectual: 10 años.
- Documentos laborales: 4 años.
¿Cómo conservar los documentos de forma segura y organizada?
Para conservar los documentos de tu empresa de forma segura y organizada, sigue estos consejos:
- Utiliza un sistema de gestión documental que te permita clasificar y almacenar los documentos de forma ordenada y fácilmente accesible.
- Realiza copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de datos en caso de fallos técnicos o ciberataques.
- Utiliza medidas de seguridad adecuadas para proteger los documentos de posibles robos o pérdidas.
- Elimina los documentos que ya no son necesarios de forma segura y respetando la legislación aplicable.
- Forma a tus empleados en las buenas prácticas de gestión documental.
Mi experiencia personal
Como propietaria de una pequeña empresa, he aprendido por las malas la importancia de conservar los documentos de forma adecuada. En mi caso, perdí algunos contratos importantes por no haberlos guardado correctamente. Desde entonces, he implementado un sistema de gestión documental y he formado a mis empleados para que sigan las buenas prácticas. Ahora me siento mucho más segura y tranquila.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo guardar los documentos de forma digital?
- Sí, siempre y cuando se cumplan ciertas condiciones de seguridad y autenticidad, como el uso de firmas digitales o la conservación de los documentos en formatos que impidan su manipulación.
- ¿Qué documentos debo conservar durante más de 5 años?
- Depende del tipo de documento y de la legislación aplicable. En general, los documentos relacionados con la propiedad intelectual, las obligaciones fiscales y los contratos de larga duración deben conservarse durante más tiempo.
- ¿Qué pasa si no conservo los documentos el tiempo suficiente?
- Puedes recibir sanciones económicas y legales, además de perder información valiosa para tu empresa.
- ¿Es necesario contratar a un experto en gestión documental?
- No necesariamente, pero es recomendable contar con el asesoramiento de profesionales para implementar medidas de seguridad adecuadas y asegurarse de que se cumplen todas las obligaciones legales.